Arşiv Tanımı
Kurumların ve firmaların faaliyetleri neticesinde ortaya çıkan belge ve dokümanların denetlenmesi için barındırılan yerlere arşiv denir. Farklı bir tanımla arşiv, birey ve kuruluşların üretimleri sırasında ortaya çıkan yasal hak ve ödevlerin korunmasını ve olayın ispatlanmasını sağlayan belge ve bilgi deposudur. Arşiv çalışmalarının düzenlemesinden sorumlu uzman kişilere arşivist denir.
Arşivler adeta geçmişinin koruyucusu, geleceğin kurucusudur.
Arşivin Amacı ve Önemi
Arşiv, evrak ve dosyalar kadar önemlidir. Zincirin üçüncü halkası konumundadır. Konunun anlatılıp korunmasını sağlarken aynı zamanda hangi tarihler arasını kapsadığı ve kimi ilgilendirdiğini belirlemede yardımcı olur. Arşivlerin evrak güvenliği için önemli olduğunu düşünürsek bu evrakların korunabilmesi içinde ihtiyaç duyulan malzemelerin mutlaka temin edilmesi gerekir. Örneğin bir yangın ihtimalinde belgelerin korunabilmesi için kullanılan metal dosya dolapları sayesinde zararın önüne geçilmiş olur. Dolaplar kilitli ve kilitsiz olabilir ve anahtarları arşivin sorumlusunda olur.
Büro içerisinde kullanılan belgeler kayıt ve yazı işlerine bağlı olarak bunların dosyalanması neticesinde koruma altına alınır. Büro içerisinde ortaya çıkan belgelerin bazıları arşive kaldırılırken ihtiyaç duyulmayan belgelerde farklı şekilde imha edilir. Eğer büro içerisinde arşiv sistemi oluşturulmazsa bu durumda düzenli kalmak ve yerleşimde zor olacaktır.
Kurum ve kuruluşların faaliyetleri esnasında kendiliğinden oluşan belgeler güncelliğini kaybetmemişse aktif bir şekilde kullanılması gerekir. Böyle durumlar için tercih edilecek olan dosya dolapları da ihtiyaca göre tespit edilir.
Arşivde olan belgelerin 1–5 yıl kadar saklanması şartı vardır. Yukarıda da bahsetmiş olduğumuz gibi olası bir denetim neticesinde kurum ve kuruluşlar gerçeğin ispatı ve olayın aydınlatmasını ancak bu şekilde yapabilirler.
Arşivler her yıl ocak ayında gözden geçirilmek zorundadır. Saklama zamanı geçmiş olan belgelerin arşiv içerisinden temizlenmemiş olması, arşivde yığılmaya neden olacağından sistem daha karmaşık bir hale dönüşebilir. Bunun için firma ve kurumların mutlaka yasal zorunlulukları sırasında biriken evraklarına uygun büyüklükte arşiv alanı oluşturması gerekir.
Arşiv Duzenlemesi Nasıl Olmalıdır?
Arşiv düzenlemesi tamamlanmış ve devam eden işler olmak üzere iki farklı şekilde yapılır. Depolama malzemesi seçiminin de buna uygun tercih yapılması gerekir. Arşivde düzen ise şu şekilde sağlanır.
- Birim
- İşlem yılı
- Konu ve aidiyet
- Kronolojik sıralama
