Dosya ve belgelerin saklanarak korunması önemlidir. İşin yoğunluğu ve hassasiyetine göre tercih edilen arşivleme araçları bu belgelerin fiziki olarak korunmasını sağlamak amacıyla kullanılır.
Arşivleme Nedir?
Arşivleme kurum, kuruluş ve bireysel kişilerin faaliyetleri sırasında ortaya çıkmış olan bilgilerin ve belgelerin bir düzen doğrultusunda saklanması ve muhafaza edilmesini sağlamak amacıyla kullanılan yöntemdir. Arşiv sistemleri ile muhafaza edilen dosya ve belgelere kolayca ulaşmak mümkündür. Düzen konusunda belli sıra takip edildiğinde zaman kaybı ortadan kalkmış olur. İşletmelerin tamamı işlerinin aksamaması ve sorunsuz bir çalışma programına sahip olabilmek için arşiv tutmak zorundadır. Arşivlenmiş olan bu dosyalar yalnız işlerin hızlanması değil aynı zamanda denetlenmesi içinde gereklidir.
Büro yönetiminde önemli bir araç olan arşiv, belli metotlar uygulanarak yapılması gerekir. Doğru hazırlanmış olan sistem karmaşanın önüne geçer ve aranan belgenin hızlıca bulunmasını sağlar. Dosyalama sistemleri farklı organize edilebilir. Örneğin dosya dolapları içerisine eklenecek raflarla birlikte önem sırası oluşturulabilir. Firma eğer geniş bir arşive sahip olmak zorundaysa bu durumda depolama araçlarından birden fazlasını kullanılabilir.
Dosya Arşivleme Nasıl Yapılır?
Dosya dolapları kadar bu dosyaların dizine alınması da önemlidir. Dosya içerisine konulan bir belgenin rahatlıkla bulunabilmesi için sistem büyükten küçüğe, önem sırasına, tarih ve numaralandırmaya kadar planlanabilir. Dosya dolabı içerisine gelişi güzel bırakılmış olan bir evrakın daha sonra bulunabilmesi mümkün değildir. A’dan Z’ye liste oluşturmak kullanımın en kolay olduğu tercihtir.
Arşiv sistemleri alınırken dikkat edilmesi gereken hususlardan bir tanesi de zamanla geliştirilebilir olmasıdır. İşin yoğunluğu zamanla büyüyebilir ve küçük bir dolapla başladığınız arşiv daha büyük olmak zorunda kalabilir. Böyle durumda eklenebilir özellikle birbirini tamamlayabilen dolaplar tercih etmek mantıklı olacaktır. Bu sayede hem firmanızda bütünlüğü hem de dağınıklığı önlemiş olursunuz.
Dolap içine yerleştirilen belgelerde zaman zaman temizlik yapmak mantıklı olur. Çünkü ihtiyacınız olmayan belgelerde bu dosyalar arasında arşive karışabilir. Bunun için zaman aşımına uğramış ve gereksiz olan belgelerin dönemsel olarak imha edilmesi gerekir.
Ofisiniz ve firmanız için ihtiyaç duyabileceğiniz arşiv sistemlerine https://www.ceylancelik.com.tr/ adresinden ulaşabilirsiniz.
