Belgelerin ve dosyaların saklanabilmesi önemlidir. Çünkü bir işletmeye ait olan belgeler zaman içerisinde iç ve dış denetimlerden geçer. Bu düzen her firma için aynıdır ve yapılan işin planlaması arşiv sayesinde mümkün olur. Arşiv sistemleri bu noktada belgelerinizi saklamanız için size ihtiyaç duyacağınız ortamı hazırlar.
Dosya ve Klasörler
Dosya ve klasörlerin amacı, işletmelerin gelir vergisi, beyannameleri, işletme defterleri, muhasebe kayıtları, iptal edilen çekler ve banka hesap özetleri gibi ihtiyaç duyulacak kaynakları bir araya getirerek muhafazasını ve düzenini sağlamaktır.
Dosyaların arşivlenmeleri yapılırken öncelikli olarak bir dizine alınmalı ve sınıflandırılarak kaldırılması gerekir. Bu sayede daha sonra istenilen belgeye erişim çok daha kolay ve hızlı olacaktır.
Arşivleme sistemlerinde büyüklük önemlidir. Alfabetik olarak hazırlanan dosyalar, A,Aa ya da AAa gibi geniş oranlı ve spesifik bir arşivleme düzeni oluşturur.
Numaralı arşiv sistemi dosyalar hazırlanırken kolay anlaşılır olmasını sağlar. Bu sistemde aynen alfabetik sıralamada olduğu gibi yöntem izlenebilir. Örneğin 0’dan başlayarak kademeli bir şekilde numara ataması yapılabilir.
Alfa Numerik Dosyalama Düzeni
Alfa numerik dosyalama düzeninde AA–00 ve AA-AA–00 gibi ikili ya da üçlü gruplar halinde komplike arşivleme sistemi oluşturulması mümkündür.
Arşiv Düzenlemesi Nasıl Yapılır?
Arşiv sistemi düzenlenirken dosyanın ne şekilde düzenlenmesi gerektiğine karar verilmesi gerekir, çünkü bu süreçte kullanılacak olan araç ve gereçler ona göre seçilecektir. Eğer büyük bir arşiv hazırlanacak dosya dolaplarından çok daha fazlasına ihtiyaç olacak ve bu klasörlerin hepsinin bir düzen içerisinde olması gerekecektir. Büyük arşiv oluşturulurken yukarıda belirmiş olduğumuz sıralandırmalar tercih edilip işe ve evrakın önemine göre listeleme yapılabilir.
Raf ve dolaplar zamanla artan arşiv ihtiyacına uygun olacak şekilde hazırlanmalı ve dosyaların birbirinin devamı olacak şekilde belirlenmelidir.
Arşivde zaman içerisinde gereksiz olmaya başlayan evraklar oluşmaya başlayacaktır. Bu dosyaların gereksiz yer kaplamasının önüne geçmek için kutulama tercih edilebilir. Belgeler kutular halinde raf ya da dosya dolabının alt bölümüne kaldırılarak bekletilebilir. Her arşivin 10 yıl sonra yeniden gözden geçirilmesi ve saklama zamanı geçen belgelerin imha edilmesi gerekir. Bunun için arşivin yılda bir kez incelenmesi önemlidir.
Arşiviniz için tercih edeceğiniz raf ve dosya dolapları için https://www.ceylancelik.com.tr adresimizi ziyaret edebilirsiniz.
